L’aggiornamento annuale degli inventari (parte seconda)

3) Le tipologie ed i contenuti degli inventari

Fermo restando (come indicato in precedenza) che l’attuale ordinamento finanziario – contabile che fa capo al Tuel, D. Lgs. 18/8/2000, n. 267 e al D. Lgs. 23/6/11, n. 118 non disciplina direttamente le tipologie ed i contenuti degli inventari, per l’individuazione occorre fare riferimento al codice civile (artt. 822 e segg.) e a altre norme degli ordinamenti precedenti, molte delle quali applicabili solo per analogia agli enti locali.

Le prime cose da precisare, per poter inserire una disciplina adeguata nel regolamento di contabilità (come indicato dall’art. 230, comma 8, del Tuel), sono le tipologie degli inventari e le regole di classificazione.

La classificazione degli inventari segue innanzitutto le distinzioni dei beni di proprietà degli enti locali individuate dagli artt. 822 e segg. del CC e la classificazione delle attività patrimoniali indicate nel D. Lgs. 23/6/11, n. 118.

Riguardo ai contenuti, gli inventari dei beni indicano:

1. a) per i beni immobili:

– il luogo, la denominazione dell’immobile, l’estensione, lo stato, i dati catastali (categoria, rendita, valore ecc.);
– l’atto di acquisto, la data, il costo, la provenienza, titoli, eventuali vincoli, ecc.
– la destinazione/uso dell’immobile (all’ufficio/servizio/settore);
– le servitù, gli oneri, gli affitti e altre entrate;
– le manutenzioni straordinarie effettuate;
– le percentuali di ammortamento, le quote di ammortamento, il valore residuo, ecc.

1. b) per i beni mobili:

– la denominazione del bene, la natura, la specie, le quantità, il numero, ecc.;
– la data di acquisto, il fornitore, gli estremi della fattura, il prezzo di acquisto, ecc.
– la destinazione (all’ufficio/servizio/settore) ed il funzionario responsabile;
– le percentuali di ammortamento, le quote di ammortamento, il valore residuo, ecc

Gli inventari rilevano anche, anno per anno, tutti gli aumenti e le diminuzione nel valore e nella consistenza dei beni.

La valorizzazione dei beni immobili e mobili è effettuata sulla base dei criteri stabiliti nel Principio contabile applicato concernente la contabilità economico-patrimoniale, Allegato n. 4/3 al D. Lgs. 23/6/11, n. 118.

 Lo stato patrimoniale riporta, tra le attività patrimoniali, il valore netto patrimoniale dei beni suddivisi per ciascuna categoria:

Il valore netto corrisponde al valore iniziale di acquisto o acquisizione diminuito del relativo fondo di ammortamento. Gli inventari indicano, invece, tutti i valori di ciascun bene, cioè gli ammortamenti effettuati nel corso degli anni, la quota di ammortamento dell’esercizio ed il valore residuo da riportare nel conto del patrimonio.

Si ricorda che la quota di ammortamento va evidenziata nel conto economico, mente il valore residuo del bene va indicato nelle rispettive voci delle attività del conto del patrimonio.

In pratica, gli inventari degli enti locali debbono evidenziare quello che nelle imprese viene usualmente riportato nel “registro cespiti ammortizzabili”.

Il Registro dei Beni Ammortizzabili, è previsto dalla normativa fiscale all’art. 16 del DPR 600/1973, che prescrive: “Nel Registro devono essere indicati, per ciascun immobile e per ciascuno dei beni iscritti in pubblici registri, l’anno di acquisizione, il costo originario, le rivalutazioni, le svalutazioni, il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del periodo d’imposta precedente, il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d’imposta, la quota annuale di ammortamento e le eliminazioni dal processo produttivo….”

L’articolo 2217 del CC prescrive che l’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno, e deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee alla medesima. L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite.” L’articolo 2, comma 1, del Regolamento recante norme per la semplificazione delle scritture contabili, emanato con DPR n. 695 del 9 dicembre 1996, stabilisce che: “le annotazioni da effettuare nel Registro dei Beni Ammortizzabili, di cui all’art.16 del DPR n. 600 del 29 settembre 1973, possono essere eseguite anche nel libro degli inventari di cui all’art. 2217 CC ” Viene data, quindi, la possibilità di non avvalersi del Registro dei Cespiti Ammortizzabili, utilizzando, ai fini delle relative registrazioni il libro degli inventari, purché su tale libro vengano analiticamente riportati tutti i dati richiesti dal citato art.16 del DPR 600/1973, che risultano essere:

Anno di acquisizione;
Costo originario;
Rivalutazioni;
Svalutazioni;
Fondo di Ammortamento al termine del periodo d’imposta precedente;
Coefficiente d’ammortamento effettivamente praticato;
Quota annuale di ammortamento;
Eliminazioni dal processo produttivo.

Per gli enti locali, Il principio n. 3,  punto n.89, dell’ Osservatorio di cui all’art.154 del Tuel, D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, precisa a riguardo quanto segue:  “….Il registro dei beni ammortizzabili ( o schede equivalenti) è lo strumento in grado di consentire la corretta procedura di ammortamento, di seguire il valore del singolo bene in ogni momento e di determinare all’atto della dismissione la plusvalenza o la minusvalenza. Nel registro devono essere indicati per ciascun bene l’anno di acquisizione, il costo, il coefficiente di ammortamento, la quota annuale di ammortamento, il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del precedente esercizio, il valore residuo e l’eventuale dismissione del bene. Le aliquote di ammortamento indicate nell’art. 229 del Tuel possono essere considerate come “ aliquote ordinarie” assumendo carattere residuale le aliquote di ammortamento via imposte da norme speciali. Ove si verifichi la perdita totale del valore il relativo fondo di ammortamento deve essere rettificato sino alla copertura del costo.”.

Un esempio può chiarire quanto sopraindicato:

INVENTARIO DEI BENI MOBILI DISPONIBILI

anno x

gg/mm/anno x-4, acquisto autovettura per servizi istituzionali, mod…. da……  fatt…… per l’importo di: € 20.000, destinata all’Ufficio…. per il servizio……..

gg/mm/anno x, vendita cespite per € 6.000

Valore residuo € 4.000.

Plusvalenza di € 2.000.

Per quanto concerne le modalità di tenuta degli inventari, altre norme specifiche riguardano gli adempimenti degli agenti contabili, fra cui il “consegnatario dei beni” ed il consegnatario delle azioni, rispettivamente modelli n. 24 e 22 del D.P.R. 31/1/96  n. 194, per i quali si rinvia al successivo cap. 27 – L’economo e gli altri agenti contabili.

Il regolamento di contabilità definisce le categorie di beni mobili non inventariabili in ragione della natura di beni di facile consumo o del modico valore (art. 230, comma 8, del Tuel).

4)  L’aggiornamento degli inventari e le scritture inventariali

Riguardo alle scritture inventariali il Tuel, D. Lgs. 18/8/2000, n. 267 si limita a prevedere all’art. 230, comma 7, che che l’inventario deve essere aggiornato ogni anno in sede di rendiconto; inoltre, rinvia la disciplina al regolamento di contabilità che “definisce le categorie di beni mobili non inventariabili in ragione della natura di beni di facile consumo o del modico valore” (art. 230, comma 8, del Tuel).

Anche il Principio contabile applicato concernente la contabilità economico-patrimoniale, Allegato n. 4/3 al D. Lgs. 23/6/11, n. 118, disciplina solamente (per i Comuni) il caso specifico della fase di avvio della contabilità economico-patrimoniale (punto 9.1) laddove prevede una tabella per ciascuna delle voci dell’inventario e dello stato patrimoniale riclassificato, che affianca gli importi di chiusura del precedente esercizio, gli importi attribuiti a seguito del processo di rivalutazione e le differenze di valutazione, negative e positive.

Il punto 141, del Principio contabile n. 3 (Il rendiconto degli enti locali) del 18/11/2008 dell’Osservatorio per la finanza e la contabilità degli enti locali presso il Ministero dell’Interno (ex art. 154, del Tuel D. Lgs. 18/8/2000, n. 267), prevedeva, fra l’altro, l’adozione di scritture inventariali:

 “Le scritture inventariali costituiscono la fonte descrittiva e contabile valutativa per la compilazione del conto del patrimonio. Ciascun valore incluso nel conto del patrimonio dovrà essere dimostrato ai fini informativi, di conciliazione e controllo da analitiche scritture descrittive ed estimative … conciliando, per le immobilizzazioni materiali il dato fisico con quello contabile.”.

Anche la Corte dei Conti sez. E.L. con delibera n. 650 del 18/3/1988 indicava l’impiego di scritture inventariali stabilendo anche contenuti e modalità di rilevazione:

“Le scritture inventariali, impostate per categorie e sottocategorie prendono a base l’unità elementare di rilevazione che può essere costituita dai singoli beni immobili o da gruppi omogenei di beni mobili nel senso prima chiarito, assicurando comunque per ognuno di essi i mezzi per la individuazione degli obblighi di consegna e di custodia.

Per ogni unità elementare di rilevazione dovrebbe perciò rappresentarsi:
a) la descrizione fisica o giuridica dell’elemento patrimoniale;
b) l’indicazione del valore e dell’eventuale redditività;
c) quella degli oneri rettificativi dei predetti valori, compresa l’indicazione della quota di ammortamento disposto;
d) il riferimento al competente capitolo di bi1ancio che ha dato copertura alla spesa e a quello cui saranno imputate le eventuali entrate;
e) il riferimento, tramite la rubrica del bilancio, all’ufficio o al servizio al cui funzionamento il bene è destinato;
f) il fatto gestionale (di natura finanziaria o di altra natura) che ha determinato il mutamento di valore del bene.

Nelle scritture inventariali devono essere rappresentati separatamente anche gli effetti prodotti sugli elementi del patrimonio dalla gestione del bilancio, per cui la struttura formale dei documenti deve essere idoneamente predisposta a tale scopo…
Quando invece il mutamento di valore dell’elemento inventariato si sia verificato per al tre cause, diverse da quella di origine finanziaria,

le stesse andrebbero opportunamente specificate (art. 303 T.U. 3 marzo 1934, n. 383).”.

Altre modalità di rilevazione di rinvengono nella Circ. MEF – RGS, n. 26 del 9/9/15, Istruzioni per il rinnovo degli inventari dei beni mobili di proprietà dello Stato, che comunque non è diretta agli enti locali. Sono tuttavia utili le disposizioni nei seguenti casi:

1. a) Discarico per beni mancanti o distrutti

“A carattere generale, si rammenta che per i beni mancanti, deteriorati o distrutti, nei casi contemplati dall’articolo 194 del R.D. n. 827/1924, il discarico inventariale, sotto il profilo contabile, avviene mediante l’adozione di un apposito provvedimento da parte del titolare del centro di responsabilità da cui dipende il consegnatario, o di un suo delegato, provvedimento che legittima l’emissione del buono di scarico. Tale provvedimento deve essere corredato della copia dei documenti comprovanti che il danno subito dall’Amministrazione, o la diminuzione del valore delle cose mobili, non è imputabile al consegnatario o ad altro funzionario, oppure, al contrario, va indicato il nome del responsabile (o dei responsabili). In quest’ultima evenienza, è appena il caso di soggiungere che dovrà seguire apposita segnalazione alla competente Procura regionale della Corte dei Conti per il reintegro dei danni subìti dall’Amministrazione, secondo le direttive contenute nella nota interpretativa in materia di denunce di danno erariale del Procuratore Generale presso la Corte dei Conti prot. n. PG 9434/2007P, datata 2 agosto 2007.”.

1. b) Beni inutilizzati

“Può accadere che, durante la fase della ricognizione dei beni mobili, la Commissione reputi che alcuni di essi risultino palesemente non più utilizzabili per le esigenze funzionali dell’Amministrazione (ad esempio, per cambiamento delle funzioni svolte, per ridondanza dei beni stessi, ecc.) o possano essere posti fuori uso per manifeste cause tecniche (rotture visibilmente insanabili, gravi guasti, ecc.). In simili evenienze, appare opportuno che la Commissione proceda alla loro individuazione, al fine di ottimizzare l’attività amministrativa. I beni così individuati potranno quindi essere sottoposti, anche contestualmente, al parere della specifica Commissione allo scopo istituita dal titolare del centro di responsabilità, o da un suo delegato, ai sensi dell’articolo 14, comma 2, del D.P.R. n. 254/2002 (cosiddetta ‘Commissione per il fuori uso’), in modo da avviare il relativo procedimento di dismissione.”

1. c) Etichette e consegnatari dei beni

“Su tutti i beni mobili inscritti nel nuovo inventario dovrà essere apposto, a cura dei consegnatari – ordinariamente mediante targhette metalliche o, comunque, con sistemi che ne assicurino la durata nel tempo – il nuovo numero d’inventario, l’indicazione della categoria di appartenenza nonché la denominazione o la sigla dell’ufficio affidatario. In aggiunta a tali elementi, va opportunamente apposta l’indicazione “anno [….]”, onde identificare l’anno di redazione dell’inventario.”.

1. d) Beni di modico valore

“.. si è dell’avviso che, qualora ritenuto più conveniente e funzionale ai fini della gestione – valutazione rimessa al singolo ufficio interessato – possano essere mantenuti o, se del caso, nuovamente iscritti in inventario i libri di valore inferiore ad euro cinquecento, IVA compresa. Ovviamente, in quest’ultima evenienza, il singolo libro dovrà essere valorizzato a zero, onde non alterare il valore totale della consistenza patrimoniale.”

1. e) Verbale del consegnatario dei beni

“….Ad ogni modo, le risultanze dell’effettuata ricognizione dei beni durevoli vanno sempre esposte in apposito verbale sottoscritto dai dipendenti incaricati…”.

Pertanto, rimane ferma la necessità di utilizzare analitiche scritture inventariali che devono essere oggetto di disciplina nel regolamento di contabilità di ciascun ente. Quest’ultimo dovrà peraltro disciplinare i beni mobili non inventariabili, da considerarsi costi di gestione e quindi non capitalizzabili (e ammortizzabili).

La possibilità da parte del regolamento di contabilità di definire la categoria dei beni mobili non inventariabili costituisce, fra l’altro, una notevole agevolazione ed una grande opportunità di semplificazione della tenuta degli inventari dei beni mobili.

 La Corte dei conti Lombardia con delibera n. 4/07 dichiara obbligatorio per tutti i comuni l’aggiornamento annuale dell’inventario e sostiene che il mancato aggiornamento costituisce una grave irregolarità gestionale.