La nota del responsabile finanziario per il riaccertamento ordinario dei residui attivi e passivi

In regione dell’approssimarsi della predisposizione del conto consuntivo, il responsabile dell’ufficio finanziario deve predisporre una nota da inviare ai vari responsabili di servizi per il riaccertamento ordinario dei residui attivi e passivi. Qui di seguito una bozza della nota da inviare.

                                                                                                                                                                         Ai responsabili dei servizi

                                                                                                                                                           p.c.        Ai revisori dei conti

Oggetto: Attività propedeutica al conto consuntivo – Riaccertamento ordinario dei residui attivi e passivi per il rendiconto 2020.

               La presente nota viene inviata al solo fine di sollecitare l’adempimento spettante ai singoli dirigenti, in misura non diversa dagli anni passati che, a seguito dell’introduzione della contabilità armonizzata con il d.lgs. 118/2011 e l’approvazione da parte del Consiglio Comunale del nuovo regolamento di contabilità (deliberazione ______), ha prestato particolare attenzione alla fase delicata del riaccertamento ordinario dei residui attivi e passivi.

               Le indicazioni fornite dall’organo di indirizzo politico sono chiare nell’indicare come obbligatoria la formalizzazione con “determinazione dirigenziale ” del citato riaccertamento ordinario dei residui da parte dei singoli dirigenti, nonché la data perentoria di formalizzazione, che nel caso di specie è quella del 28/02/2021.

               Si ricorda come i dirigenti, anche mediante prospetti riepilogativi, dovranno indicare per ciascun residuo attivo o passivo i motivi del loro mantenimento o cancellazione. Al fine di evitare una grave violazione contabile, il Settore scrivente procederà alla cancellazione dei residui attivi e passivi non certificati puntualmente, ossia in mancanza della dichiarata ragione giuridica sottostante, così come precisato qui di seguito.

               RESIDUI PASSIVI

Si precisa in via preliminare come i residui possono essere mantenuti nell’anno 2021 solo ed esclusivamente nel caso in cui l’obbligazione giuridica risulti scaduta al 31/12/2020, se in caso contrario per eventi verificatisi successivamente alla registrazione dell’impegno di spesa (debitamente documentati) l’esigibilità dell’obbligazione scade negli esercizi successivi, l’imputazione deve essere effettuata nell’anno 2020 o successivi  mediante disimpegno e reimputazione dell’impegno. La mancata conferma della ragione giuridica del mantenimento del residuo comporta la cancellazione dei residui secondo quanto qui di seguito evidenziato.

Alcuni esempi potranno chiarire la ragione giuridica del loro mantenimento:

• Acquisto di beni o prestazioni di servizi. E’ possibile mantenere il residuo e procedere al relativo pagamento in conto residui solo quando la consegna del bene o la prestazione di servizi sia avvenuta entro il 31/12/2020. Ciò discende in via diretta dalle disposizioni di cui all’art.183, comma 5, TUEL il qual dispone quanto segue “Tutte le obbligazioni passive giuridicamente perfezionate, devono essere registrate nelle scritture contabili quando l’obbligazione è perfezionata, con imputazione all’esercizio in cui l’obbligazione viene a scadenza, secondo le modalità previste dal principio applicato della contabilità finanziaria di cui all’allegato n. 4/2 del decreto legislativo 23 giugno 2011, n. 118”.

In altri termini, risulta vietato, per i responsabili dei servizi, impegnare spese al termine dell’esercizio 2020, qualora non siano soddisfatti i criteri di cui all’art.183 TUEL (obbligazione giuridicamente perfezionata).

ACQUISTO DI BENI

• L’ordine di acquisto è stato effettuato e la merce è stata regolarmente consegnata entro il 31/12/2020. Il residuo passivo va in questo caso conservato ed i pagamenti saranno effettuati in conto residui;
• L’ordine di acquisto è stato effettuato ma la merce non è stata consegnata, in questo caso il residuo passivo dovrà essere reimputato in conto competenza nell’anno 2020, con possibilità di costituzione del Fondo Pluriennale Vincolato di parte Corrente sia qualora la spesa sia formalmente finanziata dalle entrate vincolate, sia qualora il finanziamento della spesa sia in ogni caso finanziata in sede di riaccertamento ordinario con le entrate generali dell’ente a seguito di eventi verificatisi successivamente alla registrazione;
• Non è stato effettuato nessun ordine, in questo caso il residuo passivo, qualora presente, andrà cancellato definitivamente;
• Sono scaduti i termini di prescrizione da parte del fornitore, in questo caso è obbligatoria la cancellazione.

PRESTAZIONE DI SERVIZI

• E’ stata individuata la società o il professionista e la prestazione è stata resa interamente nel 2020, in questo il residuo passivo andrà conservato e i pagamenti potranno essere disposti in conto residui. Mentre il discorso è da ritenersi corretto per i residui formatesi nell’anno, particolarmente critica potrebbe apparire la conservazione di residui relativi agli anni precedenti (dal 2019 agli anni precedenti) in quanto andrà posta specifica evidenza delle ragioni del suo mantenimento (es. contenzioso amministrativo, formale comunicazione al prestatore circa le prestazioni effettuate, errata fatturazione e quant’altro ritenuto necessario);
• E’ stata individuata la società o il professionista ma la prestazione è stata resa solo parzialmente, in questo caso la parte del residuo non corrispondente alla prestazione resa dovrà essere cancellato per la parte da reimputare all’anno 2021.
• E’ stata individuata la società o il professionista ma la prestazione non è stata resa, il residuo andrà re-imputato nel 2021 in conto competenza per l’importo della prestazione da rendere, anche in questo caso è possibile la costituzione del Fondo Pluriennale Vincolato di parte Corrente sia qualora la spesa sia formalmente finanziata dalle entrate vincolate, sia qualora il finanziamento della spesa sia in ogni caso finanziata in sede di riaccertamento ordinario con le entrate generali dell’ente;
• Non è stata individuata la società o il professionista, in questo caso l’impegno assunto andrà eliminato definitivamente;
• Pur in presenza di una prestazione resa la stessa è prescritta, in questo caso vi è obbligo di cancellazione dei residui.

Altra questione riguarda gli investimenti in questo caso di seguiranno le seguenti regole.

SPESE PER INVESTIMENTI

Si richiamano le nuove norme di cui all’allegato 4.2 in materia di FPV per spese di investimento (livello minimo di progettazione e conservazione del fpv) precisando qualora:

• Non sia stata attivata nessuna gara e/o formalizzate le lettere di invito per le procedure negoziate, in questo caso il residuo passivo andrà cancellato e portato in avanzo di amministrazione vincolato in funzione della natura del finanziamento dell’intervento;
• Sia stata regolarmente attivata la gara entro il 31/12/2020, in questo caso l’importo presente nei residui passivi andrà trasformato in Fondo Pluriennale Vincolato con specifica indicazione del crono programma della spesa nei successivi anni di competenza;
• A fronte del FPV generato nell’anno 2020 (per procedimenti iniziati e finanziati nel 2019) in coerenza con le citate disposizioni legislative, non si è, tuttavia, proceduto all’aggiudicazione della gara nell’esercizio 2020, in questo caso si procederà nel conto consuntivo 2020 a ridurre il Fondo Pluriennale Vincolato ed alla cancellazione dell’impegno di spesa portandolo in avanzo di amministrazione vincolato in funzione della natura del finanziamento dell’intervestimento nel 2021.

I principi contabili hanno evidenziato la rilevanza della “prenotazione della spesa”, riguardante le spese delle gare formalmente indette e del quadro economico dell’opera, in assenza della quale non è possibile procedere alla costituzione del fondo pluriennale vincolato in assenza di impegni imputati nelle scritture contabili degli esercizi successivi. Viceversa, se nel corso della gestione sono stati assunti impegni pluriennali relativi agli esercizi successivi, è facoltà dell’ente prenotare le corrispondenti quote del fondo pluriennale iscritte nella spesa dell’esercizio in corso di gestione. I fondi pluriennali vincolati prenotati sono iscritti tra le entrate del bilancio di previsione dell’esercizio successivo, alla voce “fondo pluriennale”, distintamente per la parte corrente e in conto capitale. In sede di elaborazione del rendiconto, i fondi pluriennali vincolati non prenotati costituiscono economia del bilancio e concorrono alla determinazione del risultato contabile di amministrazione

Si ricorda, inoltre, come eventuali spese per progettazione (superiori ai 100.000 euro) possono essere inserite al Titolo II della spesa se nel Documento Unico di Programmazione sia stato individuato in modo specifico l’investimento a cui la spesa di progettazione è destinata e preveda, altresì, le necessarie forme di finanziamento.

Definite le citate regole generali, qui di seguito si evidenziano alcune particolarità per la gestione di alcune spese, in particolare assumono eccezioni, per i principi contabili applicati alla competenza finanziaria potenziata:

• Le spese del personale, nel caso di contratto integrativo sottoscritto nel 2020 gli eventuali importi non corrisposti entro il 31/12/2020 confluiranno nel Fondo Pluriennale Vincolato;
• Fornitura di beni e servizi nel caso di contratti di somministrazione periodica pluriennali si imputa su ciascun esercizio la quota annuale;
• Gli aggi sui ruoli si imputano nello stesso esercizio nel quale sono accertate le corrispondenti entrate, per l’importo previsto nella convenzione per la riscossione (al netto dell’accantonamento al fondo crediti di dubbia esigibilità);
• I gettoni di presenza consiglieri si imputano nell’esercizio in cui la prestazione è resa anche se le spese sono liquidate e pagate nell’esercizio successivo;
• Gli impegni derivanti dal conferimento di incarico a legali esterni, la cui esigibilità non è determinabile, sono imputati all’esercizio in cui il contratto è firmato, in deroga al principio della competenza potenziata, al fine di garantire la copertura della spesa. In sede di predisposizione del rendiconto, se l’obbligazione non è esigibile, si provvede alla cancellazione dell’impegno ed alla sua immediata re-imputazione all’esercizio in cui si prevede che sarà esigibile, anche sulla base delle indicazioni presenti nel contratto di incarico al legale;
• Le spese per indennità di fine mandato, costituiscono una spesa potenziale dell’ente, in considerazione della quale, essa dovrà essere prevista tra le spese del bilancio di previsione, mediante apposito accantonamento, denominato “fondo spese per indennità di fine mandato del …”. Su tale capitolo non è possibile impegnare e pagare e, a fine esercizio, l’economia di bilancio confluisce nella quota accantonata del risultato di amministrazione immediatamente utilizzabili;
• Le obbligazioni giuridicamente perfezionate attive e passive che danno luogo a entrate e spese riguardanti le partite di giro e le operazioni per conto terzi, sono registrate e imputate all’esercizio in cui l’obbligazione è perfezionata e non all’esercizio in cui l’obbligazione è esigibile.

Nelle more dell’approvazione del bilancio di previsione, si precisa che qualora vi sia la necessità di effettuare i pagamenti a fronte di spese giuridicamente perfezionate e relative ad importi da reimputare nel o negli anni successivi mediante costituzione del FPV, sarà possibile effettuare un riaccertamento parziale da parte del Settore Gestione Risorse su specifica indicazione del dirigente competente, in quanto lo stesso è ammesso anche in fase di esercizio provvisorio.

A fronte di quanto sopra evidenziato, si trasferiscono ad ogni dirigente i tabulati relativi ai residui passivi attualmente iscritti in contabilità. Per ogni residuo passivo da conservare in contabilità i dirigenti avranno l’obbligo di allegare la documentazione comprovante il loro mantenimento, in quanto era esigibile alla data del 31/12/2020 ovvero è da reimputare nell’anno 2021 o seguenti.

Si prega ogni dirigente di verificare anche eventuali pagamenti disposti in conto residui sino ad oggi in difformità dalla loro esigibilità al 31/12/2020, evidenziando al Settore scrivente le determine erroneamente imputate a conto residui in mancanza della loro completa esigibilità al 31/12/2020. I dirigenti a tal fine nella restituzione del mantenimento o cancellazione dei residui dovranno effettuare una determina di ricognizione, indicando nella stessa i principi sopra enunciati.

Le disposizioni legislative prevedono che il collegio dei revisori dei conti potrà procedere ad una verifica a campione delle liquidazioni disposte in conto residui da parte dei Settori.

RESIDUI ATTIVI

Al di là della particolarità delle entrate tributarie gestite dal Settore scrivente, si precisa quanto segue in merito all’accertamento delle entrate da cui ne discendono il mantenimento o la cancellazione dei relativi residui attivi.

• Permessi da costruire. La contabilizzazione dovrebbe seguire l’erogazione per cassa, in altri termini esistono due quote, la prima riguarda gli oneri da urbanizzazione e risulta in generale immediatamente esigibile, la seconda riguarda il costo di costruzione in generale esigibile nel corso dell’opera realizzata o al più tardi entro 60 giorni dalla sua conclusione. La prima quota andrà accertata nell’esercizio contabile in cui è rilasciato il permesso a costruire, la seconda è accertata nell’esercizio in cui si da avvio formale ai lavori e le quote sono contabilizzate a seconda della loro scadenza così come formalizzata nel permesso a costruire. In caso di rateizzazione l’Ente è obbligato a ricevere specifica fidejussione che ne garantirà la solvibilità.
• Gestione servizi pubblici. I provenienti relativi alla gestione di servizi a carattere produttivo e di quelli connessi a tariffe o contribuzioni dell’utenza, l’entrata è accertata a seguito di acquisizione diretta, di emissioni di liste di carico (elenchi nominativi che vengono dati in carico al tesoriere o al concessionario della riscossione perché provvedano alla riscossione di quanto dovuto) o di ruoli, fatture, contratti in essere. L’accertamento dell’entrata segue l’esercizio in cui il servizio è reso all’utenza. Il principio contabile a tal riguardo precisa che “Le entrate derivanti dalla gestione dei servizi pubblici sono accertate sulla base dell’idonea documentazione che predispone l’ente creditore ed imputate all’esercizio in cui servizio è reso all’utenza. Tale principio si applica anche nel caso in cui la gestione del servizio sia affidata a terzi”. In questo caso si renderà necessario che il titolare della gestione dell’entrata, effettui la predisposizione di specifici atti amministrativi (determinazioni, dispositivi di accertamento, e quant’altro) sulla base delle liste di carico da predisporre periodicamente, al fine di avere l’esatta dimensione delle entrate di competenza.
• Entrate da trasferimenti e/o contributi pubblici. In caso di entrate derivanti da trasferimenti e contributi da altre amministrazioni pubbliche, il responsabile dell’accertamento delle entrata, avrà cura di verificare che siano pervenute le comunicazioni dei dati identificativi dell’atto amministrativo di impegno dell’amministrazione erogante relativo al contributo o al finanziamento di cui si intende accertare l’entrata. In altri termini, non è sufficiente la mera deliberazione dell’ente di fornire il contributo ma diventa fondamentale che il citato contributo sia stato correttamente impegnato dall’Ente erogante.
• Entrate violazione del codice della strada. Il Dirigente del Settore Polizia Locale dovrà verificare il mantenimento degli accertamenti effettuati sia conformandosi ai principi contabili, sia verificando la corretta destinazione dei citati proventi secondo le disposizioni del CDS. In merito ai principi contabili, il riferimento è quello dell’esempio 4 dell’appendice tecnica contenuta nell’allegato A/2 del d.lgs. n. 118/2011, rubricato “Accertamento proventi derivanti dalle sanzioni per violazioni al C.d.S.”, il quale dispone quanto segue : “L’accertamento delle sanzioni avviene alla data di notifica del verbale (non quindi alla data della violazione), in quanto la notifica del verbale, come la contestazione immediata, rende l’obbligazione esigibile. Nel caso in cui il verbale notificato non indichi l’importo della sanzione, oggetto di determinazione successiva, l’accertamento dell’entrata è effettuato sulla base della notifica dell’atto che quantifica la sanzione; Per le sanzioni non riscosse, che diventano titolo esecutivo dopo 60 giorni, si provvede ad integrare l’accertamento originario con le maggiori somme iscritte a ruolo (differenza tra la somma iscritta a ruolo e la somma originariamente accertata). E’ possibile accertare per cassa le maggiori entrate derivanti da interessi e sanzioni per il ritardato pagamento. Per le sanzioni archiviate/annullate, in sede di autotutela, si provvede alla riduzione dell’accertamento originario.”

Avuto riguardo alla corretta destinazione dei citati proventi, il Dirigente dovrà accertare, ai sensi dell’art.208 c. 4, CDS, che una quota pari al 50% dei proventi spettanti ai Comuni è destinata: a) in misura non inferiore a un quarto della quota citata, cioè non inferiore al 12,5% del totale, a: – interventi di sostituzione, di ammodernamento, di potenziamento, di messa a norma e di manutenzione della segnaletica delle strade di proprietà dell’ente; b) in misura non inferiore a un quarto della quota citata, cioè non inferiore al 12,5% del totale, a: – potenziamento delle attività di controllo e di accertamento delle violazioni in materia di circolazione stradale, anche attraverso l’acquisto di automezzi, mezzi e attrezzature dei Corpi e dei servizi di polizia provinciale e di polizia municipale di cui alle lettere d-bis) ed e) del comma 1 dell’articolo 12; c) ad altre finalità, in misura non superiore al 25% del totale, connesse a: – miglioramento della sicurezza stradale. Verificando in particolare se le citate spese siano coerenti con le entrate effettivamente riscosse;

• Entrate compensative (partite di giro). L’accertamento delle entrate relative a partite compensative (partite di giro) delle spese (tit. VI), avviene in corrispondenza dell’assunzione del relativo impegno di spesa (tit. IV). Si tratta, per esempio, di ritenute erariali, previdenziali, depositi cauzionali, rimborsi di fondi economali anticipati all’economo. La giurisprudenza contabile ha limitato in modo puntuale l’iscrizione delle entrate e delle spese nelle partite di giro, deve trattarsi di entrate da servizi gestite dal Comune per conto terzi e devono essere limitate a quelle strettamente previste dall’ordinamento finanziario e contabile;
• Entrate vincolate da Covid-19 (cosiddetto “Fondone”). Ogni dirigente avrà cura di verificare le possibili utilizzazioni delle risorse trasferite dallo Stato per l’emergenza sanitaria, sia in termini di minori accertamenti delle entrate sia in caso di utilizzazioni specifiche a valere sui citati fondi vincolati, così come declinati dalla normativa, da utilizzare facendo applicazione dell’avanzo vincolato, in ragione dello spostamento anche per l’anno 2021 delle citate risorse finanziarie disposte dalla legge di bilancio 2021. In considerazione dell’importanza della certificazione da rendere in termini di utilizzazione di tali risorse finanziarie vincolate, i dirigenti avranno cura di precisare sia in occasione delle determine di impegno sia nella fase della liquidazione che si tratti di prestazioni di servizi o acquisto di beni legati all’emergenza sanitaria in coerenza con i provvedimenti governativi sulle misure obbligatorie da attivare che comportino un correlato incremento della spesa.

Altra questione riguarda le entrate distinte tra quelle ricorrenti e quelle non ricorrenti, la cui utilizzazione dovrà essere finalizzata per interventi di investimento, salva un’utilizzazione di quota parte delle stesse stabilita da specifiche disposizioni di legge. La nota integrativa al bilancio obbliga le amministrazioni locali alla distinzione delle entrate e delle spese in ricorrenti e non ricorrenti. Si hanno, pertanto, entrate non ricorrenti dove non sia prevista in via continuativa la loro erogazione, ma le stesse avvengono a fronte di specifici atti o interventi. Tra le entrate non ricorrenti, il cui accertamento dovrà essere effettuato sulla base di contratti, provvedimenti giudiziari o atti amministrativi specifici, possono essere menzionate le seguenti: a) Condoni edilizi; b) Introiti relativi alla lotta all’evasione o all’elusione fiscale; c) Alienazione di immobili; d) Accensione di prestiti; e) Contributi agli investimenti; f) Donazioni; g) Abusi edilizi; h) Sanatorie disposte da specifiche disposizioni di legge; i) Eventi calamitosi.

Precisata la fase relativa all’entrata come sopra indicata, al fine del mantenimento della stessa nel bilancio dell’ente, quale residuo attivo, i responsabili dell’entrata dovranno verificare se alla data del 31/12/2020 vi sia idonea documentazione  attraverso la quale sono verificati e attestati i seguenti requisiti: (a) la ragione del credito che da luogo a obbligazione attiva; (b) il titolo giuridico che supporta il credito; (c) l’individuazione del soggetto debitore; (d) l’ammontare del credito; (e) la relativa scadenza.

In altri termini, non possono essere riferite ad un determinato esercizio finanziario le entrate per le quali non sia venuto a scadere nello stesso esercizio finanziario il diritto di credito, con esclusione in via categorica del mantenimento di entrate future, in quanto ciò darebbe luogo ad un’anticipazione di impieghi (ed ai relativi oneri) in attesa dell’effettivo maturare della scadenza del titolo giuridico dell’entrata futura, con la conseguenza di alterare gli equilibri finanziari dell’esercizio finanziario.

Anche in questo caso i dirigenti avranno cura di certificare le entrate di loro competenza secondo l’esigibilità e/o le liste di carico, mediante apposita determina complessiva della ricognizione effettuata motivando la sussistenza del residuo a bilancio secondo gli elenchi che sono stati forniti e con le indicazioni sopra evidenziate.

CONCLUSIONI

Sulla base dei sopra citati criteri, è necessario che i dirigenti in indirizzo, al fine della conferma dei residui passivi o attivi, emettano specifica determina dirigenziale di ricognizione nella quale sia evidenzia nella parte descrittiva e sotto la propria responsabilità, salvo verifica da parte del Collegio di revisione, quali dei casi sopra rappresentati il residuo è stato conservato, ovvero reimputato o infine cancellato. Le disposizioni legislative prevedono che in fase di riaccertamento ordinario dei residui il responsabile debba evidenziare per ogni residuo passivo e attivo conservato la documentazione sottostante (data ordine e data consegna del bene, data della gara effettuata, prestazione di servizi effettuata, natura di eventuali vincoli legislativi ecc.) anche ai fini del puntuale controllo sulla loro conservazione che potrebbe essere richiesta, oltre che dai revisori dei conti anche dalla magistratura contabile, stesso discorso per quanto riguarda la conservazione dei residui attivi. Si precisa come, in caso di mancata evidenza dei residui attivi e passivi sulla motivazione del loro mantenimento o reimputazione, il Settore procederà alla cancellazione.

In ogni caso, considerata la massa di documentazione potenzialmente rinvenibile, la stessa dovrà essere conservata dal Settore con immediata esibizione in caso di controllo da parte dei Revisori dei conti o di altra Autorità richiedente, avendo cura a tal riguardo di indicare nella determina che “la documentazione sottostante è depositata presso il Settore _____”.

I dirigenti sono, pertanto, invitati ad emettere le relative determine ricognitive dei residui attivi e passivi entro e non oltre il 28/02/2020.

Il Settore scrivente resta a disposizione per qualsiasi chiarimento supplementare e/o informazioni necessarie al corretto completamento delle operazioni di riaccertamento ordinario dei residui attivi e passivi.

Si allegano pertanto gli elenchi di residui attivi e passivi per ogni servizio responsabile recante la situazione degli accertamenti e degli impegni al 31/12/2020.

La conservazione/reimputazione/cancellazione del residuo va sintetizzata nei modelli di riaccertamento ordinario dei residui attivi e passivi anch’essi allegati alla presente nota. Si ribadisce infine che la valutazione va effettuata tenendo conto della situazione reale di ogni accertamento / impegno, tenuto conto che mentre per le entrate non crea problemi nella parte spesa vanno valutate eventuali liquidazioni in corso che comportano la conservazione del residuo passivo.

Distinti saluti.

                                                                                                                                                                                           Il responsabile finanziario