La conservazione documentale digitale
L’ANCI Risponde al seguente quesito posto da un Comune.
DOMANDA:
In riferimento alla conservazione digitale CAD obbligatoria si chiede come procedere nei seguenti casi:
– alcune deliberazioni non sono state firmate digitalmente dal Segretario Comunale in quanto deceduto, pertanto risulta la verbalizzazione e la sola firma digitale del Sindaco
– presso questo Ente si è insediato l’Organismo Straordinario Liquidazione composto da tre membri che attualmente firmano in modo autografo.
RISPOSTA:
A) In relazione alla prima domanda, si fa presente che la fase di conservazione documentale ha il solo effetto di garantire che il documento informatico conservi nel tempo il suo valore legale; di conseguenza i documenti andranno versati in conservazione, secondo le cadenze previste nel Manuale di conservazione (da adottarsi ai sensi dell’art. 8, D.P.C.M. 3 dicembre 2013, recante “regole tecniche in materia di sistema di conservazione”) per il periodo prescritto.
Nel caso di specie, si ritiene che le delibere in questione – pur essendo prive della sottoscrizione del Segretario Comunale, in quanto deceduto – debbano essere versate in conservazione nello stato in cui si trovano, rimettendo, tuttavia, all’amministrazione ogni valutazione in merito ai profili di legittimità di tali deliberazioni e in merito all’opportunità di una loro rinnovazione.
B) Per quanto riguarda la seconda domanda, posto che l’art. 44, comma 1 del CAD disciplina espressamente il sistema di conservazione di documenti informatici, salvo voler procedere alla digitalizzazione degli originali dei documenti sottoscritti con firma autografa dall’Organismo Straordinario di Liquidazione insediatosi presso l’Ente, e alla successiva certificazione di conformità degli stessi, si ritiene opportuno che l’Organismo in questione si doti di tutti gli strumenti necessari alla formazione degli originali dei propri documenti con mezzi informatici, in conformità a quanto disposto dall’art. 40, comma 1, del CAD.
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