La certificazione annuale delle spese di rappresentanza. Oggetto, obblighi, firmatari e controlli

Ogni anno, in sede di rendiconto, occorre redigere un elenco delle spese di rappresentanza sostenute nell’esercizio precedente dagli organi di governo degli enti locali. L’obbligo deriva dall’art. 16, comma 26, del decreto-legge 13 agosto 2011, n. 138, convertito, con modificazioni, dalla legge 14 settembre 2011, n. 148. Tale elenco costituisce un allegato obbligatorio al rendiconto, ex art. 227 del Tuel D. Lgs. 267/2000.

L’elenco delle spese di rappresentanza sostenute nell’esercizio precedente è:

– redatto sulla base dello schema tipo di prospetto approvato con il D.M. 23 gennaio 2012 Pubblicato nella Gazz. Uff. 3 febbraio 2012, n. 28.

– sottoscritto dal Segretario, dal Responsabile del servizio finanziario e dall’Organo di revisione dell’Ente (art. 3, D.M. 23 gennaio 2012).

In merito alla sottoscrizione dell’Organo di revisione il D.M. 23 gennaio 2012 esplicita che occorre la sottoscrizione di almeno due componenti del collegio, sempreché il regolamento di contabilità non preveda la presenza di tutti i componenti per il funzionamento, ovvero dell’unico revisore nei casi in cui l’organo sia costituito da un solo revisore. Successivamente all’approvazione del rendiconto e, precisamente, entro dieci giorni dall’approvazione del rendiconto,  l’elenco delle spese di rappresentanza è:

– inviato alla sezione regionale di controllo della Corte dei conti;

– pubblicato sul sito web dell’Ente.

Il prospetto è il seguente:

Allegato n…. al Rendiconto dell’anno ……

Ente _______

SPESE DI RAPPRESENTANZA SOSTENUTE NELL’ANNO _____

____________, _________________

IL SEGRETARIO DELL’ENTE

_______________________________

IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO

_______________________________

L’ORGANO DI REVISIONE ECONOMICO FINANZIARIO

________________________________

Riguardo alla definizione di “spese di rappresentanza” non esiste nella normativa degli enti locali una puntuale descrizione, ma occorre fare riferimento alla copiosa giurisprudenza, peraltro non del tutto allineata. Una indicazione dei principi e criteri generali desunti dal consolidato orientamento della giurisprudenza, si rinviene nel succitato D.M. 23 gennaio 2012 (GU 3 febbraio 2012, n. 28). In estrema sintesi, gli elementi che contraddistinguono le spese di rappresentanza sono:

– trattasi di spese sostenute dall’Ente finalizzate ad accrescere o mantenere il prestigio, il decoro e la reputazione dell’Ente stesso verso l’esterno;
– consentono di intrattenere rapporti istituzionali verso l’esterno, in modo confacente alle finalità istituzionali dell’Ente;
– vi è, pertanto, una stretta correlazione tra spesa sostenuta e finalità istituzionali dell’ente (caratteristica dell’inerenza);
– devono possedere il crisma dell’ufficialità;
– devono essere supportate da una rigorosa motivazione con riferimento allo specifico interesse istituzionale perseguito, alla dimostrazione del rapporto tra l’attività dell’ente e la spesa erogata, nonché alla qualificazione del soggetto destinatario dell’occasione della spesa;
– vi deve essere sempre una rispondenza a criteri di ragionevolezza e di congruità rispetto ai fini perseguiti.