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Interpretazione di norma statutaria relativa alla verbalizzazione delle deliberazioni

Il Servizio Affari Istituzionali e Locali, Polizia Locale e Sicurezza del Sistema delle autonomie locali della Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia risponde al seguente quesito posto da un comune.

L’Azienda di servizi alla persona pone una serie di quesiti sulla corretta interpretazione della disposizione del proprio statuto relativa alle procedure di verbalizzazione delle delibere e delle sedute del Consiglio di amministrazione.

Preliminarmente corre l’obbligo di segnalare che l’esegesi delle norme contenute nello statuto aziendale compete esclusivamente al Consiglio di amministrazione dell’Azienda, che ha sia l’onere di esercitare le attribuzioni che gli vengono colà conferite, sia la facoltà di modificarlo per renderlo più coerente con la propria attività e con gli obiettivi aziendali. Inoltre, al Consiglio di amministrazione compete l’approvazione dei regolamenti interni, volti a disciplinare più nel dettaglio l’organizzazione ed il funzionamento delle funzioni ad esso attribuite[1].

Ribadita quindi la specifica competenza del Consiglio sulla materia in esame, in via meramente collaborativa e generale, senza quindi entrare nelle singole casistiche prospettate dall’Ente, si forniscono i seguenti elementi di valutazione.

I dubbi dell’ASP riguardano, fondamentalmente, la distinzione fra verbale della seduta e verbale della deliberazione. Lo Statuto dell’Azienda, all’art. 10, dispone che ‘I verbali delle deliberazioni del Consiglio sono redatti dal Direttore o, in caso di sua assenza o impedimento, da altro funzionario precisato dal regolamento di organizzazione ovvero da un membro del Consiglio incaricato dal Consiglio stesso. Gli stessi sono sottoscritti dal verbalizzante e da chi presiede l’adunanza’.

Questo Servizio ha già avuto modo, in passato[2], di affermare che il verbale, atto giuridico annoverabile nella più ampia categoria degli atti certificativi, è un documento finalizzato alla descrizione di atti e/o fatti rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante, al fine di garantire la certezza della descrizione degli accadimenti constatati, documentandone l’esistenza.

Il verbale, inteso come resoconto dell’andamento delle sedute dell’organismo collegiale (ove si riportano, ad esempio, l’ordine del giorno, l’elenco dei presenti e assenti, i motivi principali delle discussioni, il testo integrale delle deliberazioni ed il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti su ogni proposta[3]) è un atto di certificazione che assume carattere di atto compiutamente formato con la sottoscrizione congiunta di colui che lo redige (Segretario o Direttore generale) e di colui che presiede la seduta (o come eventualmente disciplinato in via regolamentare). In conformità con quanto stabilito dal regolamento sul funzionamento del Consiglio, (qualora l’organo ne sia dotato), questo documento può essere più o meno esteso, e contenere le trascrizioni delle dichiarazioni dei consiglieri o disporre l’inserimento delle stesse attraverso un documento da allegare. In via generale, la giurisprudenza[4] ha affermato che non tutti gli atti o fatti devono essere necessariamente documentati nel verbale, ma solo quelli che, secondo un criterio di ragionevole individuazione, assumono rilevanza in ordine alle finalità cui l’attività di verbalizzazione è preposta. Permane, tuttavia, ai consiglieri la facoltà, in particolari situazioni, di richiedere espressamente che i propri interventi siano riportati interamente a verbale.

Diversa funzione ha la deliberazione, che costituisce atto di manifestazione della volontà dell’organo collegiale, sostanziandosi quindi in provvedimento amministrativo, che esiste a prescindere dall’atto verbale che ne riferisce i contenuti[5]. Infatti, come affermato dal Consiglio di Stato[6], ‘L’esistenza giuridica di una deliberazione collegiale è riconducibile alla sola manifestazione di volontà indipendentemente dalla verbalizzazione della stessa; sono, infatti, due momenti distinti la manifestazione di volontà, che costituisce il contenuto della deliberazione, e la verbalizzazione che riproduce e documenta tale manifestazione attestandone l’esistenza, ma che, sebbene necessaria, non è determinante per la formazione della volontà dell’organo collegiale’.

L’attività di verbalizzazione delle deliberazioni è quindi fondamentale perché dà conto di una serie di elementi che consentono di verificare la regolarità dell’iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, senza che sia necessaria una dettagliata indicazione delle singole attività compiute e delle singole opinioni espresse.

Sulla distinzione fra verbale della seduta e verbale della deliberazione, l’ANCI ha affermato che ‘il verbale delle adunanze come documento formale contenente il sunto generale di quanto è successo nell’intera seduta, sia obbligatorio soltanto se ed in quanto sia espressamente previsto da una norma statutaria o regolamentare; i verbali delle deliberazioni sono, invece, indispensabili per conferire concretezza, efficacia e trasferibilità della conoscenza e comprensibilità alle decisioni dell’organo collegiale.[7]‘ Sempre l’ANCI ha affermato che ‘Normativa, giurisprudenza, prassi e dottrina portano a privilegiare l’obbligatorietà (della verbalizzazione, ndr) delle singole deliberazioni, nelle quali soltanto si riscontra l’obbligatorietà di un minimo indispensabile di contenuti per poter dispiegare la propria efficacia; il verbale della seduta è , in realtà, sempre stato ed è tuttora un elemento secondario, valido più a fini storico statistici, che a fini della concreta realizzazione dell’azione amministrativa di competenza degli organi collegiali… La corretta verbalizzazione delle singole deliberazioni, sugli argomenti formalmente inseriti all’ordine del giorno, dovrebbe essere sufficiente ad interpretare e concretizzare tutte le esigenze delle previsioni normative in vigore; naturalmente in assenza di una specifica norma regolamentare che prescriva la stesura di un verbale di seduta espressamente indicato come elemento distinto e diverso dalle singole deliberazioni formali.’[8]

Alla luce di quanto espresso, si ritiene che l’Ente, nel rispetto della norma statutaria relativa alla verbalizzazione delle deliberazioni, possa comunque prevedere ulteriori e più dettagliate disposizioni a livello regolamentare, al fine di disciplinare l’eventuale obbligatorietà di una verbalizzazione delle sedute, gli elementi essenziali del verbale ed altre circostanze che possono verificarsi durante le sedute dell’organo collegiale.

 

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[1] Ai sensi dell’art. 6, comma 2, della legge regionale 11 dicembre 2003, n. 19, ‘Il Consiglio di amministrazione esercita le funzioni attribuite dallo statuto e, comunque, provvede allo svolgimento dei seguenti adempimenti: (…) f) approvazione delle modifiche statutarie e dei regolamenti interni’.

[2] Si vedano i pareri prot. n. 29084 del 10.08.2011 e prot. n. 3969 del 13.0.2009. Si veda, altresì, il parere prot. n. 5235 del 30.03.2010 espresso dal Servizio elettorale della scrivente Direzione centrale. I testi dei i pareri sono reperibili sul Portale delle autonomie locali all’indirizzo http://autonomielocali.regione.fvg.it/aall/opencms/AALL/

[3] R. Nobile, ‘Verbalizzazione e verbali delle sedute degli organi e degli organismi collegiali negli enti locali’, reperibile all’indirizzo http://www.segretaricomunalivighenzi.it/2305-2015-verbalizzazione-e-verbali-delle-sedute-degli-organi-e-degli-organismi-collegiali-negli-enti-locali.

[4] Si veda, ex multis, Consiglio di Stato, Sezione Quarta, sentenza n. 4074 del 25 luglio 2001.

[5] G. Gentilini, ‘Alcuni cenni sintetici sugli atti verbalizzazioni degli organi collegiali’ reperibile sul sito www.diritto.it

[6] Consiglio di Stato, Sezione Sesta, sentenza n. 6208 dell’11 dicembre 2001.

[7] ANCI, parere del 09.03.2005.

[8] Parere del 19.04.2003.

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