Emergenza Covid-19 e conseguenze sui controlli interni. Le indicazioni della Sezione delle Autonomie

La Sezione delle Autonomie con la deliberazione n.18/2020 interviene emettendo le Linee di indirizzo per i controlli interni durante l’emergenza da COVID-19, rivolte alle Regioni e agli enti locali. Si tratta, secondo il Collegio della nomofilachia contabile di rivedere da un lato, il sostegno della conservazione dell’equilibrio a fronte di una difficoltà di riscuotere le entrate e, dall’altro, gli obiettivi di spesa che, almeno in una prima fase, non possono prescindere dalle azioni a sostegno del reddito delle fasce maggiormente incise dalla crisi e dagli interventi a sostegno della ripresa economica. D’altra parte, precisa la Sezione, tutta l’attività realizzata per adeguarsi ai protocolli di sicurezza per il contenimento del contagio dovrebbe trovare corrispondenza in un’adeguata reportistica dei presìdi e delle misure di contenimento poste in atto, nonché degli esiti delle attività di controllo sulla loro corretta implementazione, garantendo la tracciabilità e la conservazione della relativa documentazione e delle decisioni assunte in attuazione di tali misure.

Qui di seguito alcune delle misure ed accorgimenti indicati dalla Sezione delle Autonomie su alcuni dei controlli interni.

Il controllo amministrativo contabile

Un primo rischio sulle verifiche dovrà essere condotto soprattutto in vista dell’utilizzo di ingenti risorse finanziarie messe a disposizione dall’Unione Europea, ossia le procedure a presidio del rischio derivante da possibili condotte illecite (frodi, abusi o, semplicemente, cattiva amministrazione). In tale contesto, inoltre, gli enti locali costretti ad utilizzare le modalità del lavoro agile, saranno costretti a rivedere le prassi procedimentali sino ad ora adottate, anche limitando taluni momenti di confronto, con l’esigenza di adeguamento delle modalità di attuazione dei controlli interni in funzione delle mutate modalità organizzative, nonché di adeguamento dei regolamenti interni per consentire l’esercizio del controllo (modalità di rilascio pareri in call o video conferenza, utilizzo strumenti digitali quali PEC e firma digitale, possibilità di acquisizione di documenti digitali e accesso ad archivi documentali digitalizzati, ecc.). Poiché il modello organizzativo deve essere tempestivamente aggiornato in caso di modifica del quadro normativo di riferimento o di revisione degli assetti operativi dell’ente, gli organi di controllo interno dovrebbero segnalare agli organi amministrativi la necessità di aggiornare il modello organizzativo per mitigare i rischi di contagio tra i lavoratori attraverso specifiche e più frequenti interlocuzioni con l’Amministrazione.

Controllo di gestione

Particolare rilevanza assumeranno le modalità di impatto della situazione di criticità sanitaria sulla struttura deputata al controllo di gestione, al fine di rivedere gli strumenti di indagine per verificare la coerenza dei risultati raggiunti con l’evoluzione in atto e i nuovi obiettivi di gestione. In particolare, si dovranno adeguare i contenuti di questa tipologia di controllo interno in funzione dei nuovi indirizzi formalizzati negli strumenti della programmazione locale. A tal fine, le modalità di misurazione e valutazione della gestione dovranno tenere conto della straordinarietà della situazione e del ricorso al lavoro agile, orientandosi su una logica più di risultato che di verifica del processo. Resta fermo che anche l’attività svolta in regime di lavoro agile è soggetta al monitoraggio dei tempi di realizzazione e del conseguimento degli obiettivi assegnati. Nell’ambito del controllo di gestione, è rilevante il collegamento fra aspetti finanziari (in particolare le spese/i costi) e non finanziari (indicatori di output/risultato e relativi target), poiché le manovre finanziarie connesse alla pandemia hanno influenzato in modo diverso gli Enti territoriali e, al loro interno, i diversi settori di attività. Il controllo di gestione, pertanto, dovrà essere in grado di individuare tali differenze, in modo che, anche nelle mutate contingenze, sia evidente il collegamento fra risorse finanziarie e obiettivi.

Controllo strategico

La situazione emergenziale implica la necessità di adozione di nuovi piani strategici, da adeguare in relazione alle mutate misure organizzative ed alle nuove urgenze nella gestione dell’ente. Ciò potrebbe indurre a rivedere le priorità e a ricalibrare gli interventi prioritari, anche individuando ulteriori risorse da impiegare. In tale contesto emergenziale vi è la necessità di rivedere i documenti programmatici (DUP) per individuare i mezzi finanziari e gli interventi ritenuti prioritari, anche in rapporto all’amministrazione degli organismi partecipati. Nell’ambito della gestione delle risorse umane, sarebbe utile, altresì, stimare gli effetti della prosecuzione delle modalità di lavoro agile rispetto a quelle tradizionali e valutare quale potrebbe essere l’impatto dei processi di lavoro a distanza sull’intera organizzazione del lavoro.

Il controllo sugli equilibri finanziari

Gli impatti derivanti dalle minori entrate correnti, tributarie ed extra tributarie, conseguenti alle misure adottate per fronteggiare la crisi economica e finanziaria derivante dall’emergenza sanitaria in corso (si pensi, tra le altre, alle riduzioni di gettito riguardanti l’Imu, l’imposta di soggiorno, la Tosap, la Cosap, etc.) e le maggiori spese necessarie per fronteggiare le connesse criticità socio-sanitarie (interventi di sanificazione e disinfezione degli uffici, degli ambienti e dei mezzi di trasporto; emergenze e conseguenti prestazioni di lavoro straordinario; acquisto di dotazioni informatiche, di dispositivi di protezione ed altro), possono finire per incidere sulla tenuta del bilancio. Nonostante gli interventi a sostegno attuati dalla normativa emergenziale, in molti casi, possono verificarsi tensioni di cassa e squilibri di bilancio che richiedono interventi correttivi tempestivi e adeguati. In particolare, si raccomanda di porre particolare attenzione agli equilibri di parte corrente, che andranno mantenuti al netto di eventuali entrate e spese non ripetitive dell’ente. Fondamentale, in questo caso, è il ruolo svolto dal responsabile finanziario chiamato non soltanto ad effettuare una prudente ricognizione delle risorse finanziarie disponibili, ma anche ad individuare il fabbisogno finanziario, l’eventuale disavanzo prospettico emergente dal quadro di riferimento gestionale dell’ente, nonché, se lo stesso era già in disavanzo, l’eventuale scostamento rispetto al piano di rientro programmato. Per comprendere le dinamiche di realizzazione delle entrate e di sostenimento delle spese è essenziale, in questi casi, verificare costantemente, tramite un apposito budget di tesoreria, la congruità delle stime formulate in ordine a: trasferimenti erariali, entrate tributarie e altre entrate correnti, debiti fuori bilancio, rispetto dei vincoli di finanza pubblica, dell’equilibrio della gestione dei residui, della gestione di cassa e dell’equilibrio finanziario. Attivando un monitoraggio sistematico e puntuale sarà possibile, poi, aggiornare le proiezioni afferenti alla gestione finanziaria e adottare i provvedimenti correttivi ritenuti più idonei. Per quanto possibile, il responsabile finanziario dovrebbe, inoltre, garantire il finanziamento prioritario delle sole spese obbligatorie e indifferibili, oltreché degli interventi richiesti dall’emergenza in corso. Direttive espresse, provenienti dall’organo politico, costituirebbero utile supporto a tali attività, così come sarebbe altresì significativo che il servizio finanziario rappresenti agli amministratori dell’ente una chiara visione delle reali possibilità di interventi di spesa o di rinvio/riduzione di entrate tributarie e tariffarie rispetto alle sollecitazioni provenienti dal territorio. Al fine di evitare l’emersione di squilibri in tempi futuri, sarebbe auspicabile che gli Enti locali procedano ad una determinazione del FCDE il più possibile coerente coi principi di prudenza, veridicità, attendibilità e correttezza del bilancio.